Bộ chứng từ XNK dân Logistics cần biết

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng. Có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (invoice, packing list, C/O…), hay do người nhập làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm (hợp đồng, tờ khai)… Tùy vào vai trò người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ hàng hóa sẽ khác nhau nhưng với người làm dịch vụ Logistics thì cũng cần nắm rõ các loại chứng từ này để thuận lợi trong việc thực hiện dịch vụ cho khách hàng (bên xuất khẩu hoặc bên nhập khẩu). Cũng cần lưu ý, bộ chứng từ xuất nhập khẩu không hoàn toàn giống với bộ hồ sơ hải quan. Bài viết này sẽ giới thiệu những loại chứng từ XNK phổ biến nhất.

Những chứng từ bắt buộc

Hợp đồng mua bán (Sale contract)

Hợp đồng mua bán giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu còn gọi là Hợp đồng ngoại thương, là văn bản thỏa thuận (hợp đồng) giữa người mua và người bán ở 2 nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa. Trong hợp đồng sẽ thể hiện: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán, các điều khoản khác…

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Đây là chứng từ thanh toán do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Hải quan sẽ dựa vào invoice để xác định giá xuất nhập khẩu cơ bản, còn người xuất nhập khẩu sẽ dựa vào giá trị trên invoice để kê khai giá trị hải quan. Trong hóa đơn thương mại cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi…
Đối với các loại hàng hóa phi thương mại (như biếu tặng, tài trợ, cho thuê, mượn,…) thì loại hóa đơn này gọi là hóa đơn phi thương mại (Non Commercial Invoice).
Lưu ý, ngày phát hành invoice phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương. Với lô hàng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), nội dung của invoice phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)

Phiếu đóng gói hàng hóa là chứng từ được lập sau khi đóng hàng dùng để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập, hải quan dùng chứng từ này để làm căn cứ đánh giá thực tế xuất nhập khẩu của công ty có đúng như khai báo không. Ngoài ra, packing list còn giúp tính toán phương án, nguồn lực cần sử dụng để đóng hàng vào container hay phương tiện chuyên chở, nâng hạ một cách tối ưu nhất.

Lưu ý, trong nhiều trường hợp, packing list và commercial invoice nhìn khá giống nhau vì có nhiều thông tin trùng nhau. Tuy nhiên, vì chức năng khác nhau, packing list chỉ tập trung vào việc đóng gói hàng hóa (cách đóng gói thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu,..) còn commercial invoice sẽ thể hiện giá trị hàng hóa bằng tiền.

Vận đơn (Bill of lading)

Vận đơn là chứng từ do bên vận chuyển (hãng tàu hay hãng hàng không) hoặc đại lý của họ hoặc các công ty giao nhận (forwarder) phát hành cho người gửi hàng, trong đó xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa lên phương tiện để vận chuyển từ cảng xếp đến cảng dỡ. Đây cũng được xem là căn cứ thanh toán của người nhập khẩu.
Lưu ý: vận đơn đường biển gốc (Original B/L) được coi là chứng từ thể hiện sở hữu hàng hóa và có thể chuyển nhượng; còn vận đơn hàng không (Airway Bill – AWB) thì không phải là chứng từ sở hữu, do đó không thể chuyển nhượng được như vận đơn đường biển gốc.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Đây là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia. Hàng hóa xuất nhập khâu sẽ có 2 tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu.

Các chứng từ thường có

Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C)

Thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả tiền đúng hạn cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định.Đây là một trong các hình thức thanh toán chặt chẽ có lợi cho người xuất khẩu thường xuyên được sử dụng trong thương mại quốc tế. Khi sử dụng L/C người mua sẽ phải ký quỹ tiền vào tài khoản để dùng cho việc trả tiền hàng cho người xuất khâu trước khi hàng được gửi đi như vậy người bán không lo tình trạng hàng đi nhưng người mua từ chối nhận hàng hoặc nhân hàng mà không thanh toán.

Chứng thư bảo hiểm (Insurance Certificate)

Chứng từ bảo hiểm do 2 bên mua bán có thể mua tự nguyện hoăc bắt buộc phụ thuộc vào các điều kiện trong incoterm. Đối với term CIF và CIP thì người bán phải có trách nhiệm mua bảo hiểm bắt buộc cho lô hàng. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.

Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa được dùng để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Có 2 loại C/O: loại được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu và loại không được ưu đãi. Vì đây là chứng từ quan trọng để hưởng ưu đãi về thuế nên người nhập khẩu cần tìm hiểu kĩ mã HS để áp đúng mặt hàng, thông tin trên C/O phải thật chính xác, trùng khớp với các chứng từ khác, tránh bị hải quan bác bỏ.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Đây là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch ((động vật hoặc thực vật) cấp để xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch với mục đích ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia. Đây là chứng từ bắt buộc tại một số nước nhập khẩu đối với hàng hóa có nguồn gốc thực vật, động vật hoặc được đóng gói bằng pallet gỗ.

Những chứng từ khác

• Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – C/Q)
• Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – C/A)
• Chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
• Phiếu an toàn hóa chất (Material Safety Data Sheet – MSDS)
• Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, phân tích, phân loại tùy từng mặt hàng qui định.
• Tem nhãn năng lượng cho hàng hóa,..

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu hơn về một số chứng từ phổ biến trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn cần trao đổi thêm, cần tư vấn hay có nhu cầu về dịch vụ Logistics vui lòng bình luận ở dưới hoặc liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.